Театр начинается с вешалки, а предприятие - с канцелярии
В АО «Локомотив» отдел делопроизводства является неким «центром управления» поступающей и отправляемой корреспонденции, и от того, насколько четко и грамотно работает канцелярия, во многом зависит деятельность предприятия в целом. О работе «центра управления» и многом другом рассказывает начальник отдела делопроизводства Айгуль Ишанова.
- Главные задачи канцелярии - обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставка по назначению. Сотрудниками отдела ведется контроль за сроками исполнения документов, контроль за правильностью оформления документов, - говорит она. - Налаженная работа отдела делопроизводства способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом.
Сегодня в отделе трудятся пять человек. У каждого сотрудника четко расписанные функции и регламент работы.
- Сотрудники отдела - дисциплинированные, ответственные, исполнительные, многие из них работают с момента образования АО «Локомотив», имеют большой опыт работы и являются профессионалами своего дела, своим прилежным трудом внесли вклад в развитие предприятия. В рамках своей компетенции работники отдела делопроизводства добросовестно выполняют поставленные цели и задачи, обеспечивают качество, своевременность и результативность выполненных работ, - говорит Айгуль Ишанова.
Динамика объемов работ отдела делопроизводства имеет тенденцию к ежегодному росту. Если в 2008 году объем входящей и исходящей корреспонденции составлял более 19 тысяч, то в 2014 году этот показатель вырос в два раза.
Как отметила начальник отдела, в их работе нет мелочей, важно все: общий вид помещения, условия хранения документов и культура их ведения, грамотное применение электронного документооборота, а также культура поведения, этика взаимоотношений и общий микроклимат в канцелярии, что, по мнению Айгуль Казкеевны, существенно влияет на исполнение сотрудниками своих служебных обязанностей.
- Канцелярия - это важное место, где во всём нужны строгость и порядок, и вместе с тем доброжелательность, вежливость, деликатность, - говорит она.
Электронный документооборот – эффективность и оперативность
Одна из задач отдела делопроизводства - внедрение новых технологических процессов работы с документами. И с нею отдел успешно справляется.
С сентября 2011 года в центральном аппарате АО «Локомотив» был внедрен в пилотном режиме проект электронного документооборота (ЭДО).
Опытная эксплуатация составила четыре месяца, что позволило проанализировать преимущества, а также выявить и устранить недостатки системы. С начала 2012 года система заработала в промышленной эксплуатации. К ней были подключены не только работники центрального аппарата, но и все 30 филиалов предприятия, расположенных в разных уголках страны.
- Главное достоинство ЭДО – упрощение и ускорение сбора, обработки и систематизации всех документов. Также одновременно нескольким работникам предоставляется возможность работать с одним документом, поскольку проект документа сразу получают несколько адресатов, это влияет на рациональное использование рабочего времени и повышение производительности работника, - говорит начальник отдела.
Система также позволяет вести эффективный контроль за ходом исполнения документа. Она обеспечивает возможность отслеживания этапов выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность в организации абсолютно прозрачной для руководства.
В прошлом году в системе ЭДО сотрудниками отдела делопроизводства были обработаны свыше 47 тысяч документов, в том числе входящих - свыше 30 тысяч, исходящих -более 8,5 тысяч документов, более 1,6 тысяч протоколов, приказов и распоряжений.
Свыше 4,6 тысяч писем получены от АО «НК «КТЖ» и вышестоящих организаций, около 8 тысяч писем поступило из филиалов и сторонних организаций.
В прошлом году было зарегистрировано более 300 жалоб и обращений от физических и юридических лиц. Чаще всего в них поднимались вопросы трудоустройства, перевода, выплата материальной помощи, жилищные вопросы и другие.
По анализу работы прошлого года отделом делопроизводства был разработан рейтинг активности филиалов. В тройку лидеров вошли – эксплуатационные локомотивные депо Экибастуз, Илецк, Алматы.
На оперативность работы с документами, поступающими от АО «НК «КТЖ», повлияло еще одно ноу-хау – виртуальный агент, который позволяет в режиме реального времени видеть и обрабатывать поступивший документ.
О личном
Айгуль Ишанова стояла у истоков зарождения АО «Локомотив». На ее глазах из департамента перевозочного процесса создавался крупный оператор локомотивной тяги. В развитии крупного железнодорожного предприятия есть и ее лепта. Она профессионал своего дела, владеет современными методами работы в области делопроизводства.
- Железная дорога – она не просто железная, она притягивает, как магнит. Однажды придя сюда, сработавшись, уже больше не думаешь о том, что нужно искать себя в другой сфере. Железная дорога затягивает, и ты стараешься делать свою работу на отлично, отдаешь свои знания, силы и умения, чтобы сделать свой существенный вклад в развитие железнодорожного транспорта,- говорит она.
Сегодня на железной дороге трудится большая часть ее семьи: дочь, сестра, племянники.
- Можно сказать, что я заложила основу новой железнодорожной династии. Своим близким я говорю, что только честным трудом, дисциплинированностью и ответственностью можно добиться большого успеха, - говорит она.
Айгуль Казкеевна открытый, отзывчивый и добрый человек. Она любит порядок во всем, для нее важно, чтобы мысли, поступки и дела были честными и правильными. Она прекрасная мама, хозяйка, кулинар и садовод. У нее - золотые руки. Дома и в рабочем кабинете растут великолепные цветы, заботливо высаженные Айгуль Казкеевной. Ее коллеги отмечают, что у Айгуль Казкеевны, есть уникальный дар - создавать благоприятную атмосферу в коллективе, что является немаловажным фактором в работе в современных условиях.
Она активно участвует во всех культурных и спортивных массовых мероприятиях. Неоднократно занимала призовые места в спартакиаде по шахматам, организованной АО «НК «КТЖ».
Она ежедневно добросовестно выполняет свою трудную и такую нужную работу не ради славы и наград, а просто по велению сердца. В канун профессионального праздника работников транспорта за значительный вклад в развитие железнодорожной отрасли и добросовестный труд Айгуль Ишанова награждена Почетной грамотой от имени президента АО «НК «КТЖ».
Журнал «Транзит»
