Разъяснение эксперта: внутренний аудит – путь к постоянному улучшению
Ежегодно по приказу Президента АО «Локомотив» в эксплуатационных локомотивных депо проводятся внутренние аудиты системы менеджмента. В среднем внутренними аудиторами- обученными специалистами центрального аппарата охватываются 10 филиалов в год. Что такое внутренний аудит ИСМ? С этим вопросом мы обратились к начальнику отдела корпоративного развития Марату Садвакасову.
- Аудиты систем менеджмента описаны в ISO 19011:2011 «Руководящие указания по аудиту систем менеджмента». Внешний аудит (аудит третьей стороны) проводится органом по подтверждению соответствия согласно СТ РК 3.15.2-2009 «Сертификация систем менеджмента качества. Порядок проведения работ по сертификации систем менеджмента качества». Интегрированная система менеджмента АО «Локомотив» в 2015 году подтвердила соответствие требованиям международных/государственных стандартов ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, ISO 50001.
Внутренний аудит (аудит первой стороны) проводится самой организацией или от ее имени для анализа со стороны руководства и других внутренних целей.
Казалось бы, внешняя, независимая оценка органа по подтверждению соответствия является достаточным основанием и свидетельством того, что во всех процессах и во всех филиалах - системный менеджмент соответствует международным требованиям, но организация, стремящаяся к успеху, должна находить собственные пути развития. При внутреннем аудите Президент АО «Локомотив» или директор каждого филиала сам устанавливает критерии и объемы аудита, это необходимо для постоянного совершенствования процессов деятельности. Постоянное улучшение непосредственно связано с анализом со стороны руководства, это затраты (время, ресурсы, технологии и иные средства) на их выполнение, степень документирования, выполняемость требований и другие критерии аудита.
- На что обращают внимание проверяющие при внутреннем аудите?
- Важно знать, что в ходе внутренних аудитов проверяется то, как выполняется работа. При этом могут быть выявлены несоответствия трудовым обязанностям работника или несоответствия документированным требованиям к процессам. Здесь важно отметить, что нужно не только работать в системе, но видеть ее целиком.
В последнее время, зачастую выявляются свидетельства того, что между филиалами и центральным аппаратом наступает период «привыкания», понятия «принцип» и «политика», постепенно утрачивают свою значимость, а ведь впереди нас ожидают большие изменения.
Ни для кого не секрет, что ряд руководителей филиалов при выявлении сбоя в системном менеджменте не могут обойтись без логической цепочки: «несоответствие» - «виновный». То есть, при упоминании «несоответствия» в системе филиала почти повсеместно применяется метод поиска «виновного». Такие руководители, как правило, принимают управленческие решения на основе своей практики или опыта, они не опираются на факты, которые свидетельствуют о сбое в стадиях процессов, так как этого требует качественный менеджмент.
На протяжении периода «обеспечения соответствия» мы неоднократно заявляли и документировали, что корректирующие действия - это действия, направленные на устранение причин возникновения «несоответствия».
Внутренний аудит направлен на этот «поиск причин несоответствий» наряду с системой управления рисками, установления ключевых показателей деятельности и другими инструментами качественного менеджмента.
Некоторым работникам, возможно, необходимо поменять мышление, даже тем, кто прошел (проходил) внутренний аудит без «несоответствий», они были «вне команды» потому что не поделились знаниями и опытом с другими.
Мышление и логика, механизмы ответных действий на разного рода изменения у нас остаются на прежнем уровне, то есть многие видят систему по частям и не хотят воспринимать ее как единое целое. Когда нет понимания единства и сотрудничества внутри коллектива, то могут возникать проблемы.
Естественно, никто посторонний не будет делать работу, предназначенную для конкретной должности, по которой кто-то получает заработную плату. Этот кто-то вроде бы и является слабым звеном, но при этом руководитель не может ответить на закономерный вопрос: что же было предпринято для создания профессионального работника?
Внутренние аудиты ориентированы на поиск решений проблемных вопросов и постановку новых целей. А новые цели не могут достигаться без человека «нового мышления».
- Как сформировать человека «нового мышления»?
- Это достигается через совершенствование знаний, повышение мастерства, бережное отношение к средствам труда именно для этого выявляются слабые и сильные стороны системного подхода при внутренних аудитах.
