Умная система

Электронный документооборот доказал свою эффективность

С сентября 2011 года в центральном аппарате АО «Локомотив» был внедрен в пилотном режиме проект электронный документооборот (ЭДО). Опытная эксплуатация составила 4 месяца, что позволило проанализировать преимущества, а также выявить и устранить недостатки системы. С начала 2012 года система заработала в промышленной эксплуатации. К ней были подключены не только работники центрального аппарата, но и все 30 филиалов предприятия, расположенных в разных уголках страны.

- Сегодня 100 процентов документов в офисе создается в электронном виде, но до сих пор более 80 процентов созданных документов распечатываются для согласования, ознакомления, запуска в работу. Главное достоинство ЭДО – упрощение и ускорение сбора, обработки и систематизации всех документов. Также одновременно несколько работникам предоставляется возможность работать с одним документом, поскольку проект документа сразу получают несколько адресатов, это влияет на рациональное использование рабочего времени и повышение производительности работника, - говорит начальник отдела документации АО «Локомотив» Айгуль Ишанова.

Система также позволяет вести эффективный контроль за ходом исполнения документа. Она обеспечивает возможность отслеживания этапов выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность в организации абсолютно прозрачной для руководства.

В 2012 году в ЭДО было отработано около 40 тысяч документов. За 11 месяцев этого года этот показатель составил – 49 тысяч. На оперативность работы с документами, поступающих от АО «НК «КТЖ», повлияло еще одно ноу-хау – виртуальный агент, который позволяет в режиме реального времени видеть и обрабатывать поступивший документ.